Hakediş Programı: Taşeron ve İşveren Hakedişleri Tek Ekranda

Hakediş nedir?

Hakediş, bir sözleşme kapsamında belirli bir dönemde yapılan işin ilerlemesine karşılık hak edilen tutardır. İnşaat işleri aylarca sürdüğü için ödeme genellikle tek seferde değil, iş ilerledikçe dönem dönem yapılır: her dönemde o ana kadar tamamlanan iş ölçülür, daha önce ödenen hakedişler düşülür ve aradaki fark ödenir. Bu mekanizma iki yönde çalışır. Bir yandan taşeronlarınız yaptıkları işin karşılığını sizden hakediş olarak alır; diğer yandan siz, yüklenici olarak çalıştığınız projelerde işverenden, yani mal sahibinden hakediş talep edersiniz. Kavram basittir ama pratikte üç ayrı bilgiyi aynı anda doğru tutmayı gerektirir: sözleşme tutarı, işin güncel ilerleme yüzdesi ve bugüne kadar yapılmış ödemeler. Bu üç bilgi ayrı defterlerde, ayrı Excel dosyalarında ya da kişilerin hafızasında tutulduğunda hesap kaçınılmaz olarak karışır. Hakedişi doğru yönetmenin ilk şartı, bu üçünü tek bir kayıtta birleştirmektir; hakediş programının yaptığı da tam olarak budur.

Pratikte hakediş, iki ayrı defteri birden ilgilendirir. Şantiye tarafı işin fiilen ne kadar ilerlediğini bilir; muhasebe tarafı sözleşmeyi ve ödemeleri bilir. Hakediş bu ikisinin kesişiminde durduğu için, iki taraf ayrı araçlar kullandığında aynı işin iki farklı "yüzde"si, iki farklı "kalan borç"u ortaya çıkar. Aylar süren bir projede bu farklar birikir; taşeronla masaya oturduğunuzda hangi rakamın doğru olduğunu göstermek zorlaşır. Bu yüzden hakediş takibi tek başına bir hesap işi değil, bir kayıt düzeni işidir.

Hakediş programı ne işe yarar?

Hakediş programı; sözleşmeleri, iş ilerlemelerini ve ödemeleri tek bir kayıtta birleştirerek hakediş hesabını elle yürütülen bir işlem olmaktan çıkaran yazılımdır. ŞantiyePro'nun hakediş modülü, taşeron ve tedarikçilerin sözleşme durumlarını, ilerlemelerini ve sözleşme bazlı ödemelerini takip eder. Sahadan girilen iş kalemi ilerlemesi sözleşmeye bağlı hakediş tutarına yansır; yapılan her ödeme projeye işlenir ve kalan bakiye görünür durumda kalır. Vadesi yaklaşan ödemeler, ödenecek çekler ve alacaklar nakit akış ekranında birlikte listelenir; böylece hangi hakedişin ne zaman ödeneceğini önceden planlarsınız. İhtiyaç duyduğunuzda ödemeleri ve hakedişleri PDF veya Excel formatında raporlayıp muhasebenizle ya da iş ortaklarınızla paylaşırsınız. Kısacası hakediş programı, "bu taşerona ne kadar ödedik, ne kadar borcumuz kaldı, iş yüzde kaçta?" sorularının cevabını tek ekranda tutar. ŞantiyePro'da bu modül iOS, Android ve web uygulamasında aynı veriyle çalışır; ofiste açtığınız kaydı sahada telefondan görürsünüz.

• Sözleşmeye bağlı hakedişHer hakediş bir taşeron sözleşmesine bağlanır; sözleşme durumu ve ödemeler tek kayıtta durur.
• İlerlemeden otomatik hesapSözleşmeye girilen yüzdesel proje ilerlemesi, hakediş tutarına otomatik yansır.
• Vade takibiÖdenecek çekler, hakedişler ve alacaklar nakit akış ekranında birlikte izlenir.
• Döviz destekli ödemelerÖdemeler günün kurundan döviz bazına çevrilir; uzun projelerde analiz kolaylaşır.
• İşveren hakedişiMal sahibinden alacağınız hakedişler ve tahsilatlar da proje bazında takip edilir.
• PDF / Excel raporHakediş ve ödeme dökümleri rapor olarak dışa aktarılır, ilgililere iletilir.

Bu parçaların hepsi aynı proje kaydına bağlıdır. Hakediş modülünde gördüğünüz her tutar; sözleşmede, ödeme listesinde ve nakit akış ekranında aynı anda güncellenir. Dönem sonunda ayrı bir "hakediş dosyası" derlemeniz, tabloları elle birleştirmeniz gerekmez — modül, projenin geri kalanıyla birlikte çalışır.

Taşeron hakedişleri nasıl takip edilir?

Taşeron hakedişi takibi sözleşmeyle başlar. ŞantiyePro'da her taşeron için proje altında bir sözleşme kaydı açarsınız; o taşerona ait tüm hakedişler ve ödemeler bu sözleşmeye bağlanır. İş ilerledikçe ilerleme kaydedilir, hakediş sözleşme üzerinden hesaplanır; yaptığınız her ödeme bakiyeden düşer ve kalan borç her an görünür. Tedarikçi ve taşeron modülü cari kart mantığıyla çalışır: ödemeler, sözleşmeler, hakedişler ve iş durumu tek ekranda toplanır. Vadeli ödemeler ve çekler nakit akış kontrolüne girer; böylece hangi hafta hangi taşerona ödeme çıkacağını önceden görürsünüz. Döviz üzerinden anlaşılan sözleşmelerde ödemeler kur bilgisiyle kaydedilir. Aynı takip Excel'de yapıldığında her güncelleme elle işlenir, dosya kopyaları çoğalır ve hangi sürümün güncel olduğu belirsizleşir; genel muhasebe programları ise sözleşme–ilerleme–hakediş bağını hiç kurmaz. Hakediş programında kayıt tektir ve geçmişi izlenebilir; aradaki fark aşağıdaki tabloda özetlenmiştir.

Tabloyu özetlemek gerekirse: elektronik tablo, tek ve küçük bir işte yeterli olabilir; ancak birden fazla taşeronun, birden fazla sözleşmenin ve vadeli ödemelerin olduğu bir projede elle takip sürdürülebilir olmaktan çıkar. Genel muhasebe ve ERP programları ise gider kaydını tutar ama işin sahadaki ilerlemesini görmez; hakedişi ilerlemeye bağlayan halka eksik kalır. Hakediş programının değeri, tam olarak bu halkayı kurmasıdır.

İlerleme bazlı otomatik hakediş nasıl çalışır?

İlerleme bazlı hakediş, sözleşmedeki işin ne kadarının tamamlandığını yüzde olarak kaydetmenize ve hakediş tutarının bu yüzdeden hesaplanmasına dayanır. ŞantiyePro'da taşeron sözleşmesine yüzdesel ilerleme girilir; hak edilen tutar, sözleşme toplamı üzerinden bu yüzdeyle otomatik hesaplanır ve ilerleme güncellendiğinde tutar da güncellenir. Sahada ayrıca iş kalemi bazında proje ilerleme takibi yapılır; böylece hangi imalatın ne durumda olduğu da kayıt altındadır. Böylece "ilerleme sahada bir deftere, hakediş ofiste bir tabloya" şeklindeki kopukluk ortadan kalkar: saha ve finans aynı veriden beslenir. İlerlemeler yalnızca hakediş için kullanılmaz; dilerseniz proje ilerlemelerini web sitenize yansıtabilir, günlük saha raporlarıyla birlikte projenin gidişatını tarih tarih izleyebilirsiniz. Sahadaki ekibinizin ilerlemeyi telefondan girmesi yeterlidir; hesap, ofis tarafında kendiliğinden hazırdır. Alt kullanıcı desteğiyle şantiye şefinize yalnızca saha ekranlarını açabilir, hassas finans verisini ofiste tutabilirsiniz. Saha tarafının tamamı — günlük raporlar, puantaj, malzeme — için şantiye takip programı sayfasına göz atabilirsiniz.

İşveren hakedişleri ve tahsilat nasıl takip edilir?

İşveren hakedişi, madalyonun diğer yüzüdür: bu kez ödeme yapan değil, yaptığı işin karşılığını mal sahibinden talep eden taraf sizsiniz. ŞantiyePro işveren hakediş ve ödeme takibini ayrı bir başlık olarak sunar: proje ilerlemesine bağlı hakedişlerinizi kaydeder, vadeleri izler ve tahsilatları proje bazında toplar. Döviz üzerinden anlaşılan işlerde ödemeler kur bilgisiyle takip edilir; uzun süren projelerde bu, maliyet ve alacak analizinizi kolaylaştırır. Alacaklarınız ve ödeyecekleriniz nakit akış ekranında birlikte durduğu için, taşerona çıkacak ödemeyle işverenden gelecek tahsilatı aynı planda değerlendirirsiniz. Hakediş modülü yalıtılmış bir ada değildir: her ödeme ve tahsilat proje bazlı maliyet takibine işlenir, raporlara girer. Bu bütünün finans tarafını inşaat muhasebe programı sayfasında bulabilirsiniz. Fiyat tarafı da nettir: Başlangıç paketi ücretsizdir; ücretli paketler fiyatlandırma sayfasında listelenir ve yıllık ödemede 2 ay ücretsizdir.

Kayıt tarafında ek bir kurulum gerekmez: app.santiyepro.com/kayit adresinden hesap açar, projelerinizi ve taşeron sözleşmelerinizi girer, hakedişlerinizi aynı gün takip etmeye başlarsınız. Sorularınız için destek sayfası ve destek@santiyepro.com her zaman açıktır.

İlgili sayfalar: şantiye takip programı, inşaat muhasebe programı, karşılaştırma ve fiyatlandırma. Blogdan: Şantiye Maliyet Takibi Nasıl Yapılır? 8 Adım ve Döviz Bazlı İnşaat Maliyeti Hesaplama.